Політика конфіденційності SmallFriendFiles
Версія: 0.2 (чернетка, відкрита бета) Дата набрання чинності: 30 серпня 2026 р. Останнє оновлення: 12 жовтня 2026 р.
Не остаточна редакція юридичного документа. Це робочий draft для відкритої безкоштовної бети SmallFriendFiles. Перед публічним платним запуском (V1.1) — обов'язкова перевірка іспанським юристом із захисту даних. Статус чернетки не обмежує жодних прав, які надає вам застосовне законодавство.
Цей документ доступний іспанською, російською, англійською та українською мовами. У разі розбіжностей між версіями переважну силу має іспанська версія, без шкоди для прав, які надає вам імперативне законодавство про захист прав споживачів.
1. Хто ми
Сервіс SmallFriendFiles (далі — «Сервіс», «ми») надає:
- Володілець (контролер) персональних даних (Responsable del tratamiento): Ekaterina Pustovaia, зареєстрована як autónomo (самозайнята особа) в Іспанії
- NIF/NIE: Z2391039X
- Адреса для кореспонденції: Avenida de Francia, 79, bloque B, planta 10, puerta 8, 46024 València (Valencia), Іспанія
- Email для запитів щодо захисту даних: privacy@smallfriendfiles.fyi
- Підтримка: support@smallfriendfiles.fyi
Оскільки контролер перебуває в Іспанії, обробка персональних даних регулюється:
- Регламентом (ЄС) 2016/679 (GDPR) — Загальним регламентом про захист даних
- Ley Orgánica 3/2018 (LOPDGDD) — іспанським законом про захист даних
- Іншими застосовними нормами ЄС та Іспанії
Наглядовий орган: Agencia Española de Protección de Datos (AEPD) (Іспанське агентство із захисту даних) — https://www.aepd.es.
2. Які дані ми збираємо
2.1. Дані облікового запису
- Ім'я (якщо ви його вказали)
- Ідентифікатор Google (якщо ви реєструвалися через Google OAuth) — лише sub-claim та email, жодних довгострокових токенів
- Хешований пароль (якщо ви реєструвалися за email/паролем) — bcrypt, ми не бачимо пароль у відкритому вигляді
- Мова інтерфейсу — обрана вами або визначена автоматично
- Відомості про прийняття Умов використання: версія документа, дата й час, а також мова, якою його було показано
Які дані є обов'язковими. Для створення облікового запису потрібні email і пароль або вхід через Google — без них ми не можемо створити обліковий запис і надавати вам Сервіс. Для створення профілю улюбленця потрібні його кличка та вид; решта даних улюбленця — необов'язкові. Завантаження документів, фото чи нотаток, створення share-links і надсилання звернень до підтримки є добровільними: якщо ви цього не робите, ви просто не зможете скористатися відповідною функцією.
2.2. Дані улюбленця
- Кличка улюбленця, вид (собака/кіт/інше), порода, дата народження, вага, стать
- Довільні нотатки про улюбленця (вводяться власником, до 1000 символів)
- Фото улюбленця (зберігається у файловому сховищі Сервісу — розділ 5)
2.3. Вміст сховища (Vault)
- Завантажені документи: PDF, JPEG, PNG, WebP, до 15 МБ на файл (висновки ветеринара, результати аналізів, чеки, паспорти щеплень тощо)
- Метадані документа: тип (vaccine/lab result/receipt/passport/other), ім'я ветеринара/назва клініки (вводиться власником довільним текстом), дата документа, теги, нотатки
- Дані з ветеринарного паспорта улюбленця: номер мікрочипа і дата чипування, номер паспорта, ким і де виданий, реєстр реєстрації, історія щеплень, а також контактні дані власника, зазначені в паспорті — ім'я, адреса, телефон, email. Ці дані витягуються автоматично із завантажених вами сторінок паспорта. Картку повністю можна видалити разом з улюбленцем або обліковим записом; редагування окремих полів з'явиться разом з екраном паспорта.
Дані інших осіб. Вміст документів і метадані можуть містити персональні дані інших осіб, а не лише ваші: імена ветеринарів і професійні дані клінік, а якщо в улюбленця був інший власник — його контактні дані в тому вигляді, у якому вони зазначені в паспорті чи на чеку. Ми обробляємо ці дані лише як частину історії улюбленця, яку ви зберігаєте, не шукаємо їх і не поєднуємо з іншими джерелами, на підставі законного інтересу (ст. 6(1)(f) GDPR) — вашого і нашого — у тому, щоб мати повну ветеринарну історію, яка точно відповідає оригіналу документа. Ваша згода не замінює правової підстави щодо цих осіб, які не є сторонами договору з вами. Оскільки ми не маємо їхніх контактних даних і розумного способу зв'язатися з ними, інформацію за ст. 14 GDPR ми надаємо їм цією політикою (ст. 14(5)(b)), а свої права вони можуть реалізувати, написавши на privacy@smallfriendfiles.fyi. Просимо вас не завантажувати документи, не пов'язані з вашим улюбленцем, і видаляти дані третіх осіб, які вам не потрібні.
AI-розпізнавання документів. Кожен завантажений документ передається сторонньому AI-сервісу (Google (хмарні ШІ-сервіси), США та інші країни, де працює Google) для вилучення метаданих (тип документа, дата, клініка, лікар, спеціалізація, теги), складання короткого резюме документа та, якщо документ їх містить, вилучення щеплень. Разом із документом передаються мова інтерфейсу та кличка улюбленця — щоб результат було складено вашою мовою, а в резюме улюбленця було названо на ім'я. Той самий документ може бути переданий повторно, якщо з'єднання з провайдером обірвалося (автоматичні технічні повторні спроби), або якщо ви попросите розпізнати його знову. Це відбувається автоматично під час кожного завантаження — окремого перемикача немає, і єдиний спосіб не передавати документ — не завантажувати його до Сервісу; замість завантаження документа ви можете ввести дані вручну. Файл і запис про нього зберігаються в Сервісі одразу під час завантаження, до і незалежно від результату розпізнавання. Передача регулюється Додаткові умови Google для ШІ-API: оскільки оператор перебуває в ЄЕЗ, діють умови обробки даних платних сервісів — Google не використовує контент для покращення своїх продуктів і обробляє його за своїм DPA (EU-US Data Privacy Framework, за його відсутності — SCC); журнали зберігаються обмежений час для виявлення зловживань (див. розділ 4.2). Вилучені метадані — це попереднє заповнення форми: ви можете відредагувати або видалити будь-яке поле. Якщо ви завантажуєте сторінки ветеринарного паспорта, тому самому сервісу передається і те, що на них написано, — зокрема ваші власні контактні дані (ім'я, адреса, телефон, email), якщо вони зазначені в паспорті.
Переклад добірки для лікаря. Коли добірку (share-link) вперше відкривають певною мовою, назва добірки, порода тварини та назви документів у ній передаються тому самому AI-сервісу (Google (хмарні ШІ-сервіси), США та інші країни, де працює Google) для перекладу цією мовою. Передається лише цей текст — без файлів документів та їхнього вмісту. Переклад виконується один раз для кожної мови, зберігається разом із добіркою і видаляється разом із нею; якщо ви перейменуєте документ, нову назву буде перекладено під час наступного відкриття. Кличка тварини сервісу не передається: латиницею її записує автоматично, без AI.
Дві технічні деталі, про які чесно попереджаємо. Великі документи (приблизно від 12 МБ) передаються провайдеру не в тілі запиту, а завантаженням до його файлового сховища — там копія документа існує обмежений час за правилами провайдера. І вихідний результат розпізнавання зберігається в нас окремо від ваших правок: він потрібен, щоб можна було повернути версію, запропоновану ШІ, і щоб ми могли оцінювати якість розпізнавання. Ваші правки цей еталон не перезаписують; він видаляється разом із документом.
Окремо про паспортну картку. Вона належить улюбленцю, а не конкретному файлу: одна картка збирається з усіх завантажених вами сторінок паспорта. Тому видалення документа-сторінки картку НЕ видаляє — ні її поля, ні її еталон розпізнавання. Картка (разом із контактними даними власника з паспорта та всією історією щеплень) видаляється, коли ви видаляєте улюбленця або обліковий запис, і це видалення безповоротне.
2.4. Share-links
- Випадковий токен (22 символи, URL-safe, 128 біт ентропії з криптографічного генератора випадкових чисел)
- Зв'язок з улюбленцем і часовим діапазоном
- Строк дії — 30 днів з моменту створення; посилання можна продовжити ще на 30 днів або відкликати будь-коли
- Позначка відкликання (якщо посилання відкликане власником)
2.5. Технічні дані
-
IP-адреса (у журналах сервера та під час звернень до share-page)
-
User-Agent (тип браузера і пристрою)
-
Технічні події та помилки фронтенду/бекенду (через Sentry — для діагностики збоїв). Sentry може фіксувати stack-trace, фрагменти коду, IP-адресу. Ми прагнемо не передавати до Sentry вміст документів і особисті дані улюбленця — фільтруємо чутливі поля на боці SDK.
-
За згодою користувача — продуктова аналітика через PostHog EU:
- події: перегляди сторінок (шлях без query-string, ідентифікатори в адресі замінено шаблоном), кліки та надсилання форм без тексту елементів, повторні й «мертві» кліки, карта кліків, помилки JavaScript, показники швидкості завантаження (Web Vitals), початок і завершення реєстрації, створення улюбленця, завантаження документа;
- записи сесій (session replay): відтворюваний запис того, як ви користуєтеся інтерфейсом, — прокручування, рухи й кліки, переходи між екранами. Увесь текст на сторінці та всі поля введення маскуються ще у вашому браузері, зображення, документи та їхні прев'ю не записуються взагалі, мережеві запити не записуються; на публічних share-сторінках запис не ведеться;
- зв'язок з акаунтом: після входу події та записи прив'язуються до внутрішнього ідентифікатора вашого акаунта (UUID) — без email та імені, — щоб бачити шлях одного користувача між візитами.
Для цього PostHog зберігає у вашому браузері випадкові ідентифікатори пристрою та сесії (cookie і localStorage, див. розділ 11). Під час отримання подій сервер PostHog отримує вашу IP-адресу та User-Agent; IP-адреса не зберігається. Імена, email, клички, номери документів і чипів, імена файлів і вміст документів до PostHog не передаються.
-
Cookies автентифікації (необхідні для роботи Сервісу — без них вхід неможливий)
2.6. Звернення до підтримки
Текст звернення, обрана категорія, долучені скриншоти та відео (JPEG / PNG / WebP / MP4 / MOV / WebM, до 50 МБ) і технічний контекст: сторінка, з якої надіслано звернення, розмір вікна браузера та User-Agent. Звернення надходить листом контролеру; посилання на вкладення в цьому листі діють 7 днів.
2.7. Які дані ми НЕ збираємо
- Платіжні дані — у V1 (безкоштовна бета) платежів немає. У V1.1, коли підключимо Stripe, ми спрямовуватимемо вас на Stripe Checkout — Stripe збирає платіжні дані самостійно, ми отримуємо лише статус підписки та ідентифікатор клієнта.
- Біометричні дані, дані про здоров'я людини, точну геолокацію, голос, контакти телефону — ми їх не запитуємо, і Сервіс для них не призначений.
- Особливі категорії даних за ст. 9 GDPR (дані про здоров'я людини, расове/етнічне походження тощо) — Сервіс не розрахований на медичні документи людей, і завантажувати їх заборонено (Умови використання, розділ 5). Вміст завантажуваних файлів ми технічно не перевіряємо, тому просимо вас не завантажувати документи з даними про здоров'я людей.
Зауваження щодо даних про здоров'я: GDPR відносить до особливих категорій дані про здоров'я фізичних осіб. Медичні дані тварин під ст. 9 не підпадають. Однак до них застосовуються загальні принципи GDPR.
3. Навіщо ми обробляємо ці дані і на якій підставі
| Мета | Категорії даних | Правова підстава (GDPR) |
|---|---|---|
| Створення облікового запису, автентифікація | Обліковий запис, технічні | Договір (ст. 6(1)(b)) |
| Зберігання та відображення профілю улюбленця, Vault | Улюбленець, Vault | Договір (ст. 6(1)(b)) |
| Генерація та перевірка share-links | Share-links, технічні | Договір (ст. 6(1)(b)) |
| Діагностика помилок і збоїв (Sentry, журнали) | Технічні | Законний інтерес (ст. 6(1)(f)) |
| Захист від зловживань (rate limits, abuse-detect) | Технічні | Законний інтерес (ст. 6(1)(f)) |
| Зв'язок щодо бети (onboarding, кризові оновлення) | Договір (ст. 6(1)(b)) | |
| AI-розпізнавання ваших документів (метадані, резюме, щеплення) — основна функція архіву, як її описано в Умовах використання | Vault-документи та метадані | Договір (ст. 6(1)(b)) |
| AI-розпізнавання сторінок ветеринарного паспорта та заповнення паспортної картки, зокрема ваших власних контактних даних, зазначених у паспорті | Дані паспорта улюбленця, контактні дані власника | Договір (ст. 6(1)(b)) |
| AI-переклад добірки мовою, якою її відкривають | Назва добірки, порода тварини, назви документів | Договір (ст. 6(1)(b)) |
| Обробка даних інших осіб, що містяться в документах (ветеринари, клініки, попередні власники) | Імена та контактні дані, зазначені в документах | Законний інтерес (ст. 6(1)(f)); див. розділ 2.3 |
| Фіксація прийняття Умов використання | Версія, дата і мова прийняття | Договір (ст. 6(1)(b)) і захист прав (ст. 6(1)(f)) |
| Опрацювання звернень до підтримки | Звернення до підтримки, email, технічні | Договір (ст. 6(1)(b)) |
| Опрацювання запитів на реалізацію прав щодо захисту даних | Дані запиту та дані, необхідні для перевірки вашої особи | Юрид. обов'язок (ст. 6(1)(c); ст. 12–22 GDPR) |
| Зберігання вихідного результату розпізнавання (еталон для «повернути версію ШІ», оцінка якості вилучення) | Метадані документа, дані паспортної картки | Законний інтерес (ст. 6(1)(f)) |
| Продуктова аналітика та записи сесій з маскуванням (PostHog EU) | Технічні події, масковані записи сесій, UUID акаунта, ідентифікатори пристрою та сесії, IP-адреса та User-Agent у момент отримання | Згода (ст. 6(1)(a)) |
| Маркетингові листи (newsletter, V1.1-оновлення) — плануються, зараз розсилок немає | Згода (ст. 6(1)(a)), opt-in | |
| Податковий/бухгалтерський облік (V1.1, за наявності платежів) | Email, ID клієнта Stripe, рахунки | Юрид. обов'язок (ст. 6(1)(c)) |
| Захист прав у спорах | Будь-які | Законний інтерес (ст. 6(1)(f)) |
Законний інтерес ми використовуємо там, де він не порушує ваших прав і свобод. Ви можете заперечити проти обробки на підставі законного інтересу (див. розділ 8).
4. Хто бачить ваші дані
4.1. Усередині команди
У V1 — лише автор-розробник (див. розділ 1) з доступом до адміністративних засобів Supabase. Мінімізуємо фактичний перегляд даних користувачів: переглядаємо конкретні записи лише в разі інциденту або на явний запит користувача.
4.2. Sub-processors (обробники, що діють за нашим дорученням)
| Сервіс | Призначення | Розташування даних | Договір/DPA |
|---|---|---|---|
| Supabase | Auth, база даних (обліковий запис, профілі улюбленців, метадані документів) | Швейцарія (Цюрих) | Standard DPA Supabase |
| Cloudflare | Файлове сховище (документи Vault, фото улюбленців, вкладення звернень) | Cloudflare R2, юрисдикція ЄС | DPA Cloudflare + SCC |
| Vercel | Хостинг застосунку, серверні функції, edge-кеш статики | Серверні функції — Німеччина (Франкфурт, регіон fra1); статика — edge-вузли глобально | Standard DPA Vercel + SCC |
| Sentry | Збір технічних помилок і stack-traces | EU (ingest.de.sentry.io) | Standard DPA Sentry |
| PostHog | Продуктова аналітика та записи сесій за явною згодою | EU Cloud (Frankfurt) | Standard DPA PostHog |
| Upstash | Rate-limiting (лічильники для входу/реєстрації, експорту даних, звернень до підтримки та публічних share-сторінок) | EU (Frankfurt) | Standard DPA Upstash (self-service) |
| GitHub | Керування вихідним кодом (не персональні дані користувачів) | США | GitHub DPA |
| Resend | Транзакційні email (підтвердження реєстрації, скидання пароля) та сповіщення контролера про нове звернення до підтримки — з текстом звернення і посиланнями на вкладення | EU + US | Standard Resend DPA + SCC |
| Google (хмарні ШІ-сервіси) | AI-розпізнавання завантажуваних документів (автоматично під час кожного завантаження): метадані документа, а для сторінок ветеринарного паспорта — також його поля та контактні дані власника, зазначені в паспорті; переклад назви добірки, породи та назв документів мовою, якою відкрито добірку | США та інші країни, де працює Google | Додаткові умови Google для ШІ-API: оскільки оператор перебуває в ЄЕЗ, діють умови обробки даних платних сервісів — Google не використовує контент для покращення своїх продуктів і обробляє його за своїм DPA (EU-US Data Privacy Framework, за його відсутності — SCC); журнали зберігаються обмежений час для виявлення зловживань |
| У V1.1: | |||
| Stripe | Платежі, виставлення рахунків | EU + US | Standard Stripe DPA + SCC |
Google як провайдер входу. Якщо ви обираєте «Продовжити з Google», Google (Google Ireland Ltd. / Google LLC) автентифікує вас за власними умовами та власною політикою конфіденційності як самостійний контролер цієї обробки і передає нам лише ідентифікатор вашого облікового запису та ваш email. Google не є обробником, що діє за нашим дорученням.
Копію гарантій, що застосовуються до кожної міжнародної передачі (договірних положень або сертифікації), можна запросити, написавши на privacy@smallfriendfiles.fyi.
Перелік sub-processors може змінюватися. Про суттєві зміни ми повідомимо щонайменше за 30 днів до набрання ними чинності — оновленням цієї сторінки з новою датою в шапці та, якщо в нас є ваш email, листом, — щоб ви мали можливість заперечити.
Upstash (rate-limiting cache)
Що: база даних Redis від Upstash зберігає лічильники rate-limiting для входу і реєстрації, експорту даних, звернень до підтримки та публічних share-сторінок. Які дані: IP-адреса (для ендпоінтів до входу та для публічних share-сторінок), ваш внутрішній ідентифікатор або хеш email (для дій в обліковому записі), прив'язані до лічильника з TTL від 1 хвилини до 1 доби. Не зберігає вміст запитів і ваші документи. Де: EU region (Frankfurt). DPA: signed self-service.
Sentry — псевдонімізація user-id
Псевдонімізація user-id: у Sentry-подіях ваш внутрішній ідентифікатор передається як короткий незворотний хеш замість UUID. Email, IP-адреса та query-string запитів вичищаються перед надсиланням.
4.3. Передача третім особам за вашою дією (share-links)
Коли ви створюєте share-link і передаєте URL ветеринару (або іншому одержувачу), ви добровільно розкриваєте вміст share-page третій особі. SmallFriendFiles не контролює, кому саме ви надішлете посилання.
Заходи захисту, які ми застосовуємо за замовчуванням:
- Строк дії — 30 днів
- Можна відкликати будь-коли кнопкою revoke
- Токен — 22-символьний URL-safe random (128 біт ентропії)
<meta name="robots" content="noindex,nofollow">— пошукові системи не повинні індексувати share-page- Жодної рекламної чи продуктової аналітики на share-page. Працює лише технічний моніторинг помилок і продуктивності (Sentry, EU-інстанс): він отримує тип помилки, стек і знеособлений URL — без email, IP та вмісту документів
Ви як власник відповідаєте за вибір одержувача, за безпеку каналу передачі посилання (месенджер, email) і за своєчасне відкликання посилання після візиту.
4.4. Інші розкриття
Ми можемо розкрити дані:
- На обов'язковий припис державного органу (суд, AEPD, податкова служба) — лише в обсязі, якого вимагає закон
- Для захисту прав, життя, безпеки (форс-мажор)
- У разі продажу бізнесу/злиття — з попереднім повідомленням і збереженням умов цієї політики
Ми не продаємо і не здаємо в оренду ваші дані третім особам у рекламних цілях.
5. Де фізично зберігаються дані
- Основна БД і дані автентифікації: Supabase, регіон Швейцарія (Цюрих). Тут зберігаються ваш обліковий запис, профіль улюбленця і метадані документів.
- Самі файли (документи Vault, фото улюбленців, вкладення звернень): Cloudflare R2, юрисдикція ЄС. Cloudflare — компанія зі США; обробка покривається DPA Cloudflare, зберігання — в обраній юрисдикції.
- Серверна частина застосунку: Vercel, регіон Німеччина (Франкфурт, регіон
fra1). Код, який читає та записує ваші дані, виконується там; статика застосунку додатково кешується на edge-вузлах по всьому світу. Це означає, що під час обробки запиту ваші дані передаються між регіоном зберігання та регіоном виконання. - Журнали Sentry: EU instance (
ingest.de.sentry.io). - Події та записи сесій PostHog: EU Cloud (Frankfurt).
- AI-розпізнавання: Google (хмарні ШІ-сервіси), США та інші країни, де працює Google.
- Вхід через Google: інфраструктура Google, за власними умовами Google (див. розділ 4.2).
Передачі за межі ЄЕЗ. Швейцарія не входить до ЄЕЗ, але визнана Європейською комісією країною з належним рівнем захисту даних — передача туди не потребує додаткових гарантій.
Серверні функції виконуються в Німеччині; саме по собі це не є міжнародною передачею. Водночас низка обробників є американськими компаніями або належать до американських груп (Vercel, Cloudflare, Sentry, PostHog, Upstash, Resend) і можуть отримувати доступ до даних або обробляти їх за межами ЄЕЗ — наприклад, для підтримки, безпеки або через своїх sub-processors. Крім того, AI-сервіс розпізнавання (США та інші країни, де працює Google) і Resend (США) обробляють дані за межами ЄЕЗ. У всіх цих випадках передача ґрунтується на гарантіях, зазначених у стовпці «Договір/DPA» розділу 4.2: на Рамковій угоді про конфіденційність даних ЄС–США (EU-U.S. Data Privacy Framework), якщо провайдер сертифікований, або на Standard Contractual Clauses (SCC) (стандартних договірних положеннях) Європейської комісії у складі його DPA. Копію цих гарантій можна запросити (див. розділ 4.2).
Зауваження для користувачів із Російської Федерації
SmallFriendFiles не розміщує жодної бази даних на території РФ. Сервіс надається контролером, що перебуває в Іспанії (autónomo), відповідно до права ЄС (GDPR); база даних — Швейцарія (Цюрих), файли — Cloudflare R2, юрисдикція ЄС, серверні функції — Німеччина (Франкфурт, регіон fra1).
Російське законодавство про персональні дані (зокрема ст. 18 Федерального закону № 152-ФЗ) містить вимоги щодо локалізації баз даних. Сервіс не організовано для виконання цих вимог, і його інфраструктура розташована в ЄС і Швейцарії. Ми повідомляємо вам про це, щоб ви могли свідомо вирішити, чи користуватися Сервісом; ця інформація не перекладає на вас жодних обов'язків, що лежать на контролері.
6. Скільки ми зберігаємо дані
| Категорія | Строк зберігання |
|---|---|
| Обліковий запис і його дані | Доки обліковий запис активний. Видалення із застосунку — одразу й незворотно; за запитом (якщо доступ до облікового запису втрачено) — протягом 30 днів |
| Улюбленець, видалений у застосунку | 90 днів у «замороженому» стані (видалення можна скасувати), потім автоматичне незворотне видалення разом з його документами та файлами |
| Документ, видалений у застосунку | Видаляється одразу й безповоротно — кошика немає |
| Share-links | Перестають відкриватися після закінчення строку (30 днів) або після відкликання; сам запис зберігається, доки існує профіль улюбленця |
| Відомості про прийняття Умов | Доки існує обліковий запис, а після його видалення — лише якщо вони потрібні для захисту від конкретної вже заявленої претензії |
| Звернення до підтримки (текст і технічний контекст) у Сервісі | Доки існує обліковий запис; видаляються разом з ним. Раніше видалити їх можна на запит через Профіль → Допомога |
| Копія звернення до підтримки в поштовій скриньці контролера | Видаляється не пізніше ніж через 12 місяців після закриття звернення або раніше — коли ви видаляєте обліковий запис чи просите про видалення |
| Вкладення до звернень (скриншоти, відео) | 90 днів з моменту надсилання, потім автоматичне видалення; посилання на вкладення в листі контролеру діють 7 днів |
| Транзакційні email у Resend (журнали надсилання) | Відповідно до строку зберігання журналів Resend для нашого облікового запису, але не більше 30 днів |
| Журнали та Sentry-події | Не більше 90 днів з моменту запису |
| Журнали виконання Vercel | Не більше 1 доби |
| Лічильники rate-limiting (Upstash) | Від 1 хвилини до 1 доби (TTL кожного лічильника) |
| Події PostHog | Не більше 12 місяців з моменту отримання; якщо ви відкликаєте згоду, збір нових подій одразу припиняється |
| Записи сесій PostHog | Не більше 30 днів з моменту запису; якщо ви відкликаєте згоду, запис одразу припиняється |
| Email-маркетинг (коли підключимо) | До відписки + 30 днів |
| Бухгалтерські та податкові документи (з V1.1, за наявності платежів) | Бухгалтерські книги та первинні документи — 6 років (Торговий кодекс Іспанії (Código de Comercio), ст. 30). Дані, що мають податкове значення, — протягом строку давності за податковим законодавством, як правило 4 роки (Загальний податковий закон (LGT), ст. 66–70), який у певних випадках може продовжуватися |
| Видалені дані в резервних копіях БД | Якщо наш тариф Supabase передбачає автоматичні резервні копії, вони перезаписуються не пізніше ніж за 7 днів. Файлове сховище резервних копій не веде |
Після видалення в наших оперативних системах дані стираються безповоротно. Записи бази даних можуть деякий час залишатися в її автоматичних резервних копіях (не більше 7 днів) — оперативного доступу до них немає, і після закінчення цього вікна копії перезаписуються. Файли видаляються зі сховища в момент видалення; якщо сховище в цей момент не відповідає, видалення автоматично повторюється щоночі до завершення, і тим часом не існує жодного посилання, за яким до них можна отримати доступ. Резервних копій файлів немає.
Якщо закон зобов'язує нас зберігати певні дані (наприклад, бухгалтерські документи з V1.1), ми зберігатимемо їх заблокованими — тобто доступними лише для судів, прокуратури (Ministerio Fiscal) або компетентних органів державної влади — протягом відповідного строку давності, а потім знищимо (LOPDGDD, ст. 32).
7. Видалення облікового запису та даних
Ви можете видалити обліковий запис будь-коли — самостійно, у застосунку: Профіль → Небезпечна зона → «Видалити акаунт». Ми попросимо підтвердити дію паролем; якщо ви входите через Google, замість пароля потрібно буде ввести слово-підтвердження. Доступ до облікового запису і всіх його даних вимикається одразу, а видалення є незворотним. Дані стираються з наших оперативних систем у той самий момент; винятки (резервні копії, файли, видалення яких потрібно повторити, копії звернень до підтримки в пошті та дані, які ми зобов'язані зберігати за законом) описано в розділі 6.
Якщо ви все ще можете увійти, але волієте звернутися до нас, напишіть через Профіль → Допомога. Якщо доступ до облікового запису втрачено і форма недоступна — вона відкривається лише після входу — напишіть на контактну адресу з розділу 13. Запит, отриманий будь-яким із цих каналів, ми виконуємо без невиправданої затримки і в будь-якому разі протягом одного місяця з моменту отримання (ст. 12(3) GDPR) і підтверджуємо виконання листом у відповідь. Перш ніж видалити обліковий запис на запит, надісланий email, ми можемо попросити вас підтвердити, що ви є його власником.
Під час видалення облікового запису:
- профіль улюбленця, документи Vault і файли в сховищі видаляються незворотно;
- усі share-links перестають відкриватися;
- звернення до підтримки та долучені до них файли видаляються разом з обліковим записом; копія в поштовій скриньці контролера видаляється відповідно до розділу 6.
Окремо від видалення облікового запису ви можете будь-коли видалити конкретний документ (одразу й безповоротно) або улюбленця — улюбленець 90 днів залишається в «замороженому» стані, щоб видалення можна було скасувати, після чого видаляється автоматично.
8. Ваші права (GDPR ст. 12-22)
Ви маєте право:
- Отримати інформацію про те, які ваші дані ми обробляємо (ст. 13-14) — ця політика і є виконанням цього права
- Доступ до своїх даних — запитати копію того, що в нас зберігається (ст. 15)
- Виправлення неточних даних (ст. 16)
- Видалення («право бути забутим», ст. 17) — див. розділ 7
- Обмеження обробки в певних випадках (ст. 18)
- Перенесення даних (data portability, ст. 20) — експорт ваших даних у машинозчитуваному форматі JSON (файли видаються за тимчасовими посиланнями з цього JSON)
- Заперечення проти обробки на підставі законного інтересу або для маркетингу (ст. 21)
- Відкликання згоди будь-коли (ст. 7) — якщо підставою є згода
- Не бути об'єктом автоматизованих рішень, що мають юридичні/значущі наслідки (ст. 22). У V1 ми не ухвалюємо автоматизованих рішень щодо вас.
- Подати скаргу до AEPD (Agencia Española de Protección de Datos, https://www.aepd.es) або до наглядового органу держави-члена, у якій ви постійно проживаєте чи працюєте або в якій сталося ймовірне порушення (ст. 77 GDPR).
Право на перенесення (ст. 20): на сторінці "Профіль" доступна кнопка "Завантажити мої дані". Вона повертає JSON-файл, що містить усі ваші дані улюбленців і метадані документів разом із тимчасовими посиланнями (24 години) на самі файли в сховищі. Файли ви завантажуєте за цими посиланнями окремо.
Щоб скористатися будь-яким із цих прав, надішліть запит через форму зворотного зв'язку в застосунку — Профіль → Допомога: це канал, який працює вже зараз і доходить до контролера безпосередньо. Також можна написати на privacy@smallfriendfiles.fyi. Ми відповімо без невиправданої затримки і в будь-якому разі протягом одного місяця з моменту отримання запиту. Цей строк може бути продовжено ще на два місяці, якщо запит складний або запитів багато; у такому разі ми повідомимо вас про продовження та його причини протягом першого місяця (ст. 12(3) GDPR). Якщо в нас є обґрунтовані сумніви щодо вашої особи, ми можемо попросити додаткову інформацію для її підтвердження.
Послуга безкоштовна. Якщо запит явно необґрунтований або надмірний (повторюваний), ми можемо стягнути розумну плату або відмовити з обґрунтуванням.
9. Безпека
Заходи технічного та організаційного захисту:
- TLS 1.2+ для всього трафіку (HSTS увімкнено)
- Шифрування даних «at rest» на боці Supabase (AES-256)
- bcrypt для паролів; OAuth-токени не зберігаються в довгостроковому вигляді
- Row Level Security (RLS) на рівні Postgres — кожен користувач бачить лише свої дані
- Доступ до адміністративних засобів лише через MFA
- Доступ до production-середовища лише в автора-розробника
- 22-символьні випадкові токени для share-links (URL-safe alphabet, 128 біт ентропії) — підбір перебором нереалізовний
- Приватне файлове сховище: шлях кожного файлу починається з ідентифікатора власника, і сервер перевіряє володіння перед видачею будь-якого посилання — і на завантаження, і на читання. Файли віддаються лише за підписаними посиланнями з обмеженим строком дії: 1 година — перегляд у застосунку та на share-page, 24 години — експорт даних, 7 днів — вкладення до звернень до підтримки
- Регулярні бекапи бази даних (Supabase managed); файлове сховище працює без версіонування
- Фото улюбленця перезберігаються безпосередньо в браузері, що видаляє EXIF (зокрема GPS-координати). Для зображень-документів це відбувається лише під час стиснення файлів, більших за 2 МБ, — невеликі зображення та PDF зберігаються як є, разом зі своїми метаданими
Попри вжиті заходи, жодна система не є абсолютно захищеною. Якщо станеться порушення безпеки, що зачіпає персональні дані, ми повідомимо про нього AEPD без невиправданої затримки і, по можливості, протягом 72 годин з моменту, коли про нього дізналися, за винятком випадків, коли воно навряд чи створює ризик для прав і свобод осіб (ст. 33 GDPR). Якщо порушення ймовірно спричинить високий ризик для вас, ми також без невиправданої затримки повідомимо про нього вас (ст. 34 GDPR).
10. Діти
Сервіс призначений для осіб від 18 років. Ми свідомо не збираємо дані неповнолітніх. Якщо ви є батьком/матір'ю/опікуном і виявили, що неповнолітній створив обліковий запис, напишіть на privacy@smallfriendfiles.fyi — ми видалимо обліковий запис.
В Іспанії вік згоди на обробку даних за LOPDGDD = 14 років, але ми встановлюємо підвищений поріг 18 років для спрощення compliance і у зв'язку з тим, що в Сервісі можуть міститися чеки/документи з фінансовими даними дорослих власників улюбленців.
11. Cookies та аналогічні технології
Сервіс використовує лише власні (first-party) cookies. Рекламні cookies і маркетингові pixel'и не використовуються. Звичайне відвідування публічної сторінки продукту не встановлює жодної нашої cookie.
| Cookie | Призначення | Коли встановлюється | Строк |
|---|---|---|---|
sb-…-auth-token (+ -code-verifier) | Сесія та вхід | Під час входу | Сесія, оновлюється автоматично |
pawfile_recovery | Підтверджує, що ви перейшли за посиланням відновлення пароля | Під час відкриття посилання відновлення | 10 хвилин |
pf_pet_gate | Пам'ятає для облікового запису, в який виконано вхід, що активний улюбленець уже є, щоб сервер не перевіряв це в базі на кожній сторінці; містить лише значення 1 | Після такої перевірки, коли вхід виконано | 5 хвилин |
pf_active_pet | Пам'ятає, який улюбленець у вас відкритий, щоб показати його профіль; містить внутрішній ідентифікатор улюбленця, пов'язаний з вашим обліковим записом | Під час створення, редагування, перемикання або відновлення улюбленця | 1 рік |
pf_locale | Пам'ятає мову інтерфейсу та цих документів; містить лише код мови | Коли ви обираєте мову на публічній сторінці або в Профілі, а під час входу — за мовою, збереженою у вашому профілі | 1 рік |
pf_welcomed | Пам'ятає, що ви натиснули «Почати» або «Увійти» на публічній сторінці, щоб під час відкриття посилання на Сервіс одразу вести вас до входу; містить лише значення 1 | Під час натискання однієї з цих кнопок | 1 рік |
pf_analytics_consent | Пам'ятає ваш вибір щодо аналітики | Під час вибору варіанта в банері аналітики | 1 рік |
ph_<ключ проєкту>_posthog (+ запис із тим самим ім'ям у localStorage, дані сесії в sessionStorage) | Аналітика PostHog: випадкові ідентифікатори пристрою та сесії, після входу — UUID акаунта | Лише після того, як ви дозволили аналітику | 1 рік |
Cookies сесії, pawfile_recovery і pf_pet_gate технічно необхідні для входу, безпеки та роботи сторінок, які ви запитуєте. pf_active_pet, pf_locale і pf_welcomed зберігають лише налаштування чи дії, які ви здійснили явно, і потрібні для надання запитаної вами послуги; pf_analytics_consent зберігає ваш власний вибір щодо cookies. Відповідно до ст. 22.2 LSSI-CE (іспанський закон 34/2002 про послуги інформаційного суспільства) та Посібника AEPD щодо використання cookies, на ці cookies згода не потрібна, але ми інформуємо про них у цій політиці. Жодна з них не використовується для профілювання чи в рекламних цілях.
Аналітика (PostHog). Продуктова аналітика та записи сесій, описані в розділах 2.5 і 3, вмикаються лише після натискання «Дозволити» в банері. Лише тоді PostHog встановлює cookie ph_…_posthog і пише в localStorage/sessionStorage. Якщо ви не дозволили аналітику, PostHog не завантажується, нічого не зберігає і події не надсилаються. Якщо ви дозволили аналітику до 12 жовтня 2026 року, коли вона працювала без записів сесій і без cookies, ми запитаємо вас знову.
Змінити або відкликати згоду. Змінити вибір можна будь-коли за посиланням «Налаштування cookies» — внизу публічної сторінки, наприкінці цієї політики та в Профілі. Якщо ви відкликаєте згоду, Сервіс одразу припиняє надсилати події та вести запис сесії, а ідентифікатори PostHog скидаються, зокрема в інших відкритих вкладках, щойно ви до них повернетеся; PostHog зберігає в браузері лише позначку про відмову. Відкликати згоду так само просто, як надати її; відкликання не впливає на законність обробки до нього.
12. Зміни політики
Ця політика є інформаційним документом: приймати її не потрібно, і її зміст сам по собі не розширює обробку, яку ми здійснюємо. Про суттєві зміни ми повідомимо щонайменше за 30 днів через email і повідомленням у Сервісі. Менш суттєві правки (виправлення описок, уточнення формулювань) публікуються без попереднього повідомлення — з оновленням дати «Останнє оновлення» вгорі документа.
Якщо зміна потребує вашої згоди (наприклад, нова обробка на підставі згоди), ми попросимо її явно й окремо; саме лише продовження користування Сервісом згодою не вважатиметься.
13. Зв'язатися з нами
- З питань персональних даних: privacy@smallfriendfiles.fyi
- З загальних питань: support@smallfriendfiles.fyi
- Поштова адреса: Ekaterina Pustovaia, Avenida de Francia, 79, bloque B, planta 10, puerta 8, 46024 València (Valencia), Іспанія
Додаток: словничок термінів
- Володілець / Контролер (Controller, Responsable): визначає цілі та засоби обробки. У нашому випадку — autónomo в Іспанії (див. розділ 1).
- Обробник (Processor, Encargado): обробляє дані за дорученням контролера. Це Supabase, Vercel, Sentry тощо.
- Sub-processor: обробник, залучений іншим обробником (наприклад, AWS-регіон Supabase = sub-processor Supabase).
- DPA (Data Processing Agreement): договір між контролером і обробником про захист даних за ст. 28 GDPR.
- SCC (Standard Contractual Clauses): стандартні договірні положення Єврокомісії для передачі персональних даних за межі ЄЕЗ.
- DSAR (Data Subject Access Request): запит суб'єкта даних на реалізацію прав за ст. 15-22 GDPR.